当然，如果客户指明了要某种产品的报价单，我们写起来就比较容易。但通常情况下，客户并不会将自己所要采购的产品说得十分详细，这就需要外贸员与客户沟通，了解客户的购买意愿。或者外贸员凭借自己的经验，将产品的粗略报价先报给客户。
此外，客户发来询盘，想要的并不仅仅是产品的报价，通常客户也会关注付款条件、包装情况、交货期、产品的优势等，因此，外贸员在回复客户的询盘时，不必将眼光局限在产品本身的价格上，也可以将客户关注的其他信息报给客户，这样既减少了反复沟通的烦琐，又可以给客户留下一个专业、服务到位的好印象。
总的来说，外贸员在回复客户的询盘邮件时，可以参考下表中的内容提取关键点：
表5-1 回复询盘邮件的关键点
首先，在填写报价单时，我们要将产品名称写清楚，是什么型号、什么批次等，并注明价格的有效期。如果你不确定客户需要的具体产品类型，则可以写一个大概的报价，并标明是结合客户所提供的资料而给出的粗略报价，以便在确定具体的产品后可以调整价格。